Årsredovisningsprocessen från bokslut till inlämning

Det här är den ordning som lagen förutsätter. Den är inte valfri. Datumen på handlingarna måste ligga i samma följd som händelserna faktiskt inträffade, annars returnerar Bolagsverket ärendet.

1. Bokför klart året

Alla affärshändelser under räkenskapsåret ska vara bokförda. Stäm av bank, kundfordringar, leverantörsskulder, moms och skattekonto mot verkligheten. Det som inte stämmer här kommer att synas i balansräkningen.

2. Gör bokslutet

Bokslutet är justeringarna som gör att året hamnar på rätt år:

periodisera intäkter och kostnader som hör till en annan period
boka årets avskrivningar på anläggningstillgångar
värdera lager och kundfordringar
boka eventuella bokslutsdispositioner, till exempel avsättning till periodiseringsfond
beräkna och boka aktuell skatt

Först när skatten är bokförd är resultatet färdigt. Ett resultat före skatt som är positivt utan att någon skatt är bokförd är ett tecken på att bokslutet inte är klart.

3. Upprätta årsredovisningen

Nu byggs rapporten: förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter. Styrelsen bestämmer innehållet.

Årsredovisningen ska dateras med den dag styrelsen kom överens om innehållet. Varje underskrift ska dessutom ha ett eget datum.

Tidsgräns: färdig senast två veckor före årsstämman. Har bolaget revisor gäller sex veckor.

4. Styrelsen skriver under

Samtliga ordinarie styrelseledamöter skriver under, plus vd om bolaget har en. Underskrifterna görs på själva årsredovisningen.

En årsredovisning som upprättas elektroniskt ska skrivas under med avancerad elektronisk underskrift.

5. Revisorn granskar, om bolaget har revisionsplikt

Revisorn granskar årsredovisningen och styrelsens förvaltning och lämnar en revisionsberättelse till styrelsen. De flesta mindre aktiebolag har ingen revisor och hoppar över det här steget.

6. Kalla till årsstämman

Styrelsen kallar aktieägarna tidigast sex veckor och senast fyra veckor före stämman. Privata aktiebolag kan i bolagsordningen ha en regel om att kallelse får skickas senast två veckor före.

Aktieägarna ska kunna läsa årsredovisningen minst två veckor före stämman.

7. Håll årsstämman

Stämman ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut. Den ska hållas i den kommun där styrelsen har sitt säte, om inte bolagsordningen säger annat eller samtliga aktieägare kommer överens om något annat.

Stämman lägger fram årsredovisningen och beslutar om att fastställa resultat- och balansräkningen, om resultatdispositionen samt om ansvarsfrihet för styrelsen och vd. Besluten protokollförs.

Stämman skriver inte under årsredovisningen. Den är ett beslutsorgan.

8. Utfärda fastställelseintyget

Fastställelseintyget kan inte skrivas innan stämman har hållits, eftersom det intygar vad stämman beslutade. Det skrivs under av en styrelseledamot eller vd, i original.

9. Lämna in till Bolagsverket

Digitalt: ladda upp den elektroniska avskriften i iXBRL, bjud in företrädaren, som loggar in med e-legitimation, skriver under fastställelseintyget och skickar in. Kvittens kommer direkt.

På papper: kopiera årsredovisningen, bestyrk kopian, låt en styrelseledamot eller vd skriva under fastställelseintyget i original och posta alltihop.

Sista dag: sju månader efter räkenskapsårets slut. Originalet behåller bolaget själv.

10. Deklarera

Inkomstdeklaration 2 lämnas till Skatteverket. Den bygger på samma bokslut men är en egen inlämning med egen deadline. Är du delägare i ett fåmansföretag lämnar du dessutom K10 i din privata deklaration.

Vem ansvarar för vad

Steg	Ansvarig
Bokföring och bokslut	Styrelsen och vd, ofta med hjälp av konsult
Upprätta årsredovisningen	Styrelsen
Skriva under årsredovisningen	Samtliga styrelseledamöter och vd
Granska	Revisorn, om sådan finns
Kalla till stämma	Styrelsen
Fastställa	Bolagsstämman
Skriva under fastställelseintyget	En styrelseledamot eller vd
Lämna in	Den som skriver under fastställelseintyget

En redovisningskonsult kan hjälpa till med i princip allt utom underskrifterna. Ansvaret flyttar aldrig från styrelsen.