Underskrifter och fastställelseintyg

Det här är området där flest årsredovisningar returneras. Inte för att reglerna är svåra utan för att de bygger på en ordning som inte är uppenbar första gången.

Två olika handlingar

Årsredovisningen skrivs under av styrelsen innan stämman. Den som skickas in till Bolagsverket är en bestyrkt kopia eller en elektronisk avskrift.

Fastställelseintyget skrivs under efter stämman av en enda person. Det ska vara i original.

Att blanda ihop dem är det vanligaste felet. Årsredovisningen intygar hur året gick. Fastställelseintyget intygar att ägarna godkänt det.

Vem skriver under årsredovisningen

Samtliga ordinarie styrelseledamöter, plus vd om bolaget har en. Underskrifterna görs på själva årsredovisningen.

Saknas en underskrift returnerar Bolagsverket handlingen. Det finns ingen möjlighet att skriva att någon var förhindrad.

En styrelsesuppleant skriver bara under om hen faktiskt trätt in i en ordinarie ledamots ställe. Då ska det framgå att underskriften gjorts i egenskap av suppleant.

Datering

Årsredovisningen ska dateras med den dag styrelsen kom överens om innehållet inför undertecknandet. Varje underskrift ska dessutom ha ett eget datum.

Kravet på datering av årsredovisningen gäller räkenskapsår som börjar 1 juli 2024 eller senare.

Vem skriver under fastställelseintyget

En styrelseledamot eller den verkställande direktören. En enda person räcker.

Ett ombud kan inte skriva under fastställelseintyget, inte ens med fullmakt. En redovisningskonsult kan förbereda och ladda upp allt, men själva underskriften måste göras av en företrädare. För att det skulle gå att ändra krävs en ändring i årsredovisningslagen. Samma sak gäller på papper.

Vad fastställelseintyget ska innehålla

underskrift i original, för hand på papper eller med e-legitimation i Bolagsverkets e-tjänst
datum för årsstämman
datum för underskriften
ort
att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på årsstämman
vad årsstämman beslutade om vinsten eller förlusten

Bolagsverket rekommenderar att fastställelseintyget placeras på en förstasida tillsammans med organisationsnummer, företagsnamn och räkenskapsår.

Bestyrkande

Årsredovisningen som skickas in är en kopia och måste vara bestyrkt. Det enklaste är att låta fastställelseintyget också innehålla ett bestyrkande, alltså en mening om att innehållet stämmer överens med originalet. Då fungerar samma underskrift för båda syftena.

Bolagsverkets färdiga mallar innehåller bestyrkande. Använder ni en egen text utan bestyrkande måste bestyrkandet finnas någon annanstans.

Exempel på formulering

Utan revisionsberättelse, när stämman godkände styrelsens förslag:

Undertecknad styrelseledamot i [aktiebolagets namn] intygar att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på årsstämman den [dag månad år]. Årsstämman beslutade att godkänna styrelsens förslag till hur [vinsten/förlusten] ska disponeras.

Jag intygar också att innehållet i årsredovisningen stämmer överens med originalet.

Godkände stämman inte styrelsens förslag byts andra meningen mot att stämman i stället beslutade något annat, som då ska anges.

Är bolaget i likvidation skriver likvidatorn under.

Ordningen på datumen

Bolagsverket godtar inte handlingar där datumen ligger i fel ordning. Rätt ordning är:

Årsredovisningen dateras och skrivs under av styrelsen
Revisionsberättelsen dateras och skrivs under, om sådan finns
Årsstämman hålls
Fastställelseintyget dateras och skrivs under

Har någon råkat skriva fel datum, till exempel förra året i stället för i år, går det att rätta. Men datumen måste vara de dagar då händelserna faktiskt skedde. Har händelserna skett i fel ordning i verkligheten behöver de göras om.

Elektroniska underskrifter

En årsredovisning som upprättas i elektronisk form ska skrivas under med avancerad elektronisk underskrift enligt eIDAS-förordningen. En inskannad namnteckning räcker inte.

En avancerad underskrift ska uppfylla fyra krav:

vara unikt knuten till den som skrivit under
göra det möjligt att identifiera personen
vara skapad så att undertecknaren har kontroll över den
vara sådan att ändringar i den kan upptäckas

Skickar ni in en utskrift av en elektroniskt undertecknad handling på papper måste det framgå att den skrivits under elektroniskt och av vem. Framgår det inte av handlingen kan ni bifoga en signeringslogg eller verifikatsida.