Vanliga fel och förelägganden

Bolagsverket kontrollerar bland annat att årsredovisningen innehåller rätt delar, att samtliga styrelseledamöter och vd har skrivit under samt att det finns ett fastställelseintyg.

Är allt korrekt registreras handlingen. Hittar Bolagsverket brister skickas ett föreläggande med en svarstid. Kommer ingen komplett årsredovisning in inom den tiden beslutas om förseningsavgift.

Föreläggandet går i första hand till företagets digitala brevlåda, i andra hand till företagets e-postadress och i tredje hand till postadressen. Ett företag utan digital brevlåda eller registrerad e-postadress får alltså veta senast.

De vanligaste felen

En underskrift saknas. Samtliga ordinarie styrelseledamöter ska skriva under, plus vd. Det finns ingen möjlighet att ange att någon var förhindrad.

Datumen ligger i fel ordning. Fastställelseintyget är daterat före stämman, eller årsredovisningen är daterad efter. Rätt ordning är: årsredovisningen skrivs under, revisionsberättelsen skrivs under, stämman hålls, fastställelseintyget skrivs under.

Stämmoprotokollet skickas i stället för fastställelseintyg. De är olika handlingar. Protokollet godtas inte som ersättning.

Fastställelseintyget saknar en uppgift. Det ska innehålla datum för stämman, datum för underskriften, ort, att räkningarna fastställts och vad stämman beslutade om vinsten eller förlusten.

Bestyrkande saknas. Årsredovisningen som skickas in är en kopia och måste vara bestyrkt. Enklast är att låta fastställelseintyget innehålla bestyrkandet.

Revisionsberättelse saknas trots att revisor fanns. Det avgörande är om en revisor var registrerad på räkenskapsårets sista dag. Ett beslut om att välja bort revisorn som registrerats efter bokslutsdagen hjälper inte för det året.

En del av årsredovisningen saknas. Alla fyra delar ska finnas: förvaltningsberättelse, resultaträkning, balansräkning och noter.

Fel person har skrivit under fastställelseintyget. Det ska vara en styrelseledamot eller vd. En redovisningskonsult med fullmakt duger inte.

Suppleanten har skrivit under utan att det framgår. Har en suppleant ersatt en ordinarie ledamot ska det stå att underskriften gjorts i egenskap av styrelsesuppleant.

Fel som inte är formella

Bolagsverket granskar formalia, inte om redovisningen är materiellt riktig. Följande stoppas alltså inte av verket men är ändå fel:

balansräkningen går inte ihop
eget kapital vid årets ingång stämmer inte med förra årets utgående
ingen skatt är bokförd trots positivt resultat före skatt
inga avskrivningar trots anläggningstillgångar
utdelning som överstiger fritt eget kapital

En årsredovisning kan alltså registreras och ändå vara felaktig. Ansvaret för innehållet ligger hos styrelsen.

Ladda upp är inte att lämna in

Ett återkommande missförstånd vid digital inlämning. Filerna ligger i ett tillfälligt eget utrymme tills företrädaren loggat in, skrivit under fastställelseintyget och skickat in. Först då är handlingen inkommen.

Har det gått 21 dagar utan underskrift raderas filerna automatiskt och måste laddas upp igen. Under tiden löper fristen på.

Har ni fått en påminnelse trots att ni laddat upp är det oftast det här som hänt.

Så rättar du efter ett föreläggande

Läs vad som saknas.
Rätta i programvaran.
Skicka in en ny, fullständig årsredovisning. Det räcker inte att skicka bara den saknade delen.
Gör det inom svarstiden.

Byta ut en redan registrerad årsredovisning

Det går, men det är inte förstahandsvalet. Skicka in:

en skriftlig begäran undertecknad av en behörig företrädare, med motivering
en ny komplett årsredovisning med fastställelseintyg

Tänk på två saker. Det räknas inte som god redovisningssed att ändra i ett redan fastställt bokslut. Bokföringsnämndens linje är att upptäckta fel rättas i nästa årsredovisning. Och en ändring kan påverka skatten, vilket gör att Skatteverket också behöver kontaktas.

Det är upp till bolagsstämman att avgöra om den kan fastställa en ny resultat- och balansräkning.