Digital inlämning och iXBRL

Sedan 2018 kan aktiebolag lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket. Det är i dag det vanligaste sättet. Papper fungerar fortfarande, men digital inlämning är snabbare, går inte förlorad i posten och registreras direkt om allt är komplett.

Varför inte pdf

Bolagsverkets e-tjänst tar emot formatet iXBRL, inte pdf.

Regeringsuppdraget som ledde till tjänsten sade att den skulle bygga på XBRL, en öppen, licensfri och global standard. Bolagsverket valde iXBRL som format för både överföring och visning.

Skillnaden är att en pdf bara är en bild av en text. En iXBRL-fil är en webbsida där varje siffra dessutom är märkt med vad den betyder. Nettoomsättningen är taggad som nettoomsättning, inte bara som ett tal på en viss rad. Det gör att uppgifterna kan läsas maskinellt, registreras automatiskt och användas vidare utan att någon skriver av dem.

Det är också därför en pdf-årsredovisning inte går att "ladda upp". Innehållet måste föras över till ett program som kan producera iXBRL.

Taxonomin

Taggarna kommer från en taxonomi, alltså en ordlista över alla begrepp som får förekomma. Det finns olika taxonomier för K2 och K3 och de uppdateras med jämna mellanrum.

Att en post ska taggas med rätt begrepp är hela poängen. Det är också anledningen till att programvaran ibland kräver att du placerar något på ett visst sätt: det finns helt enkelt inget begrepp för den variant du tänkt dig.

Förutsättningar

Den som laddar upp behöver:

ett program eller en tjänst som stöder digital inlämning
svenskt personnummer och e-postadress till den styrelseledamot eller vd som ska skriva under fastställelseintyget

Den som skriver under och skickar in behöver:

svensk e-legitimation, till exempel mobilt BankID

Finns ingen i styrelsen med svensk e-legitimation måste årsredovisningen skickas på papper.

Både K2 och K3 kan lämnas in digitalt. Bolag under avveckling, som likvidation eller fusion, kan också göra det.

Så går det till

Ladda upp. Har ni en separat revisionsberättelse, ladda upp den först. Sedan årsredovisningen. Filerna hamnar i ett tillfälligt eget utrymme. Där är de inte inkomna till Bolagsverket och myndigheten får inte titta i dem.
Bjud in. Fyll i personnummer och e-postadress till företrädaren. En inloggningslänk mejlas. Länken behövs inte, företrädaren kan alltid logga in direkt via bolagsverket.se.
Granska och skriv under. Företrädaren loggar in med e-legitimation, granskar handlingarna, skriver under fastställelseintyget och skickar in.
Kvittens. I samma stund blir handlingen inkommen. Kvittensen visas direkt i e-tjänsten och kan mejlas vidare.
Registrering. Är årsredovisningen komplett registrerar Bolagsverket den direkt och skickar en bekräftelse till företagets digitala brevlåda eller e-postadress.

21-dagarsregeln

Filerna ligger kvar i eget utrymme i 21 dagar. Bolagsverket påminner företrädaren efter 3 dagar och efter 18 dagar. Skrivs fastställelseintyget inte under inom 21 dagar raderas filerna automatiskt och måste laddas upp på nytt.

Att ha laddat upp räcker alltså inte. En årsredovisning som ligger i eget utrymme är inte inlämnad. Förseningsavgiften utgår ändå.

Avskrift, inte kopia

Det som skickas in är en elektronisk avskrift. Den ska återge innehållet i originalet, men inte nödvändigtvis dess utseende.

Det betyder att en digital årsredovisning kan se annorlunda ut än det underskrivna originalet utan att något är fel. Formateringen får skilja sig. Innehållet får inte.

Originalet, med underskrifter, behåller bolaget själv. Det kan vara på papper eller elektroniskt.

Fastställelsedatumet

Dagen för fastställelse är dagen då årsstämman hölls. Det datumet väljer ni själva och det ändras inte av när filen laddas upp.

Digitalt plus papper

Det går att lämna årsredovisningen digitalt och revisionsberättelsen på papper, men Bolagsverket avråder. Ärendet kan då inte registreras maskinellt, vilket fördröjer registreringen.

Skickade ni in utan revisionsberättelsen av misstag är lösningen att ladda upp båda handlingarna på nytt och skicka in igen.

På sikt

Bolagsverket har flaggat för att digital inlämning kan bli obligatorisk i Sverige, som den redan är i flera andra europeiska länder, till exempel Danmark.